این سامانه يكي از بسترهاي اجراي قانون انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات محسوب مي شود . به اين ترتيب كه مردم مي توانند در بستر سامانه درخواست اطلاعات نمایند وسازمان‌هاي فعال به درخواست هاي ثبت شده براي دسترسي به اطلاعات پاسخ مي‌دهند.

ابتدا در سامانه انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات ثبت نام مي‌كنيد (ثبت اطلاعات شخصي و اطلاعات شماره تماس) تا كد فعال‌سازي ارسال ‌شود. با مشخص شدن نام كاربري و رمز عبور وارد سامانه شده و امكان ثبت درخواست براي هر سازمانی که فعال است فراهم مي شود.

در اين سامانه مي‌توان دسترسی به اطلاعات (هر نوع داده از جمله صوت، تصویر، فیلم، نوشته، نشانه، نقشه، اعداد و یا ترکیبی از آنها که در اسناد مندرج باشد) را درخواست كرد. منظور از اطلاعات،‌ داده‌هايي است كه در اسناد مندرج باشد يا به صورت نرم‌افزاري ذخيره گرديده يا با هر وسيله ديگري ضبط شده‌ باشد.

درخواست هايي نظير : شكايت از عملكرد سازمان، پيگيري شكايت ثبت شده در سازمان، درخواست وام، درخواست دريافت يارانه، بسته معيشتي، تأييد يا تكذيب اخبار، اعلام موضع رسمي دستگاه نسبت به موضوع خاص جزء كاركرد اين سامانه نيست و‌ درخواست دسترسي به اطلاعات محسوب نمي شود و پاسخي براي اين نوع از درخواست‌ها در اين سامانه قابل ارائه نيست.

دبیرخانه كميسيون بر اجراي قانون انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات نظارت مي‌كند. در صورتی که پاسخ ارسالي برای متقاضی منجر به شکایت شود دبیرخانه کمیسیون ضمن بررسی درخواست شکایت و پاسخ ارایه شده مشورت و راهنمایی لازم درخصوص پاسخگویی در مجرای قانون را انجام می دهد.

مهلت پاسخگويي به هر درخواست، 10 روز است و سازمان‌ها و دستگاه ها بايد در مهلت مقرر قانوني پاسخ را در سامانه ارائه دهند. زمانبندی پاسخ و رسیدگی به شکایت نیز به همین صورت است.

دراين صورت امكان ثبت يك بار شكايت از سوي متقاضي در سامانه فراهم است و ارايه پاسخ به اعتراض با نظارت دبيرخانه كميسيون براي متقاضي ارسال خواهد شد. چنانچه پاسخ به درخواست، منفی باشد، باید مستند قانونی وعلت ممنوعیت دسترسی به متقاضی اعلام شود.

هرشخص ايراني حق دسترسي به اطلاعات عمومي را دارد و مي‌تواند از سازمان و موسسات مشمول درخواست دريافت اطلاعات نمايد.

هرشخص حقیقی می تواند درخواست خود را برای دسترسی به اطلاعات را در کاربرگ (پیوند کاربرگ) مخصوص با مراجعه حضوری به واحد اطلاع رسانی مؤسسه درخواست شونده تسلیم کند. مؤسسات مشمول قانون مکلفند با در نظرگرفتن ماهیت، فوریت وضرورت اطلاعات درخواستی، در سریعترین زمان ممکن به ترتیب مقرر در ماده(۲) به درخواست ها پاسخ کتبی دهند، این زمان در هر حال نمی تواند بیش از ده روز کاری باشد.

مسئول يا مدير پاسخگويي كه توسط بالاترين مقام دستگاه و سازمان تعيین مي شود به درخواست‌هاي اطلاعات مردم در سامانه پاسخ مي‌دهد. مشخصات فردي و تماس اين فرد در سامانه وجود دارد.

پس از آنكه درخواست براي سازمان پاسخگو ثبت مي‌شود، مدير پاسخگويي سازمان آن را مشاهده و درصورت در اختيار داشتن اطلاعات از طريق سامانه پاسخ را براي متقاضي ارسال خواهد كرد. پاسخ ممكن است حاوي ضمائمي باشد.

ثبت و درخواست دسترسي به اطلاعات در حال حاضر هيچگونه هزينه‌اي ندارد و تمام فرايند ثبت درخواست، دريافت اطلاعات، ثبت اعتراض وپاسخ به آن تحت اين سامانه به صورت رايگان صورت مي‌گيرد. دستگاههای اجرایی موضوع ماده (۲۲۲) قانون برنامه پنجم توسعه مجازند دراجرای ماده (۵۴) قانون الحاق موادی به قانون تنظیم بخشی ازمقررات مالی دولت مصوب۱۳۸۴ ـ درآمدهای ناشی از فروش نشریات، کتب و نرم افزار را وصول نمایند و وجوه حاصله را به حساب درآمد عمومی نزد خزانه داری کل واریز نمایند. (ماده 13 آیین نامه اجرایی ماده 8 قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات)

درموراد زير سازمان‌ها مي‌توانند از ارائه اطلاعات خودداري كنند:

ممكن است شهروندان در انتخاب سازمان پاسخگو دقت نكرده و درخواست دسترسي به اطلاعات را براي سازمان نامرتبط ثبت نمايند.

يا ممكن است موضوع درخواست، خارج از موضوع قانون انتشار و دسترسي آزاد به اطلاعات باشد مثلا درخواست وام، درخواست يارانه يا بسته معيشتي، درخواست پيگيري شكايت ثبت شده در سازمان و... .

همچنين ممكن است موضوع درخواست از استثناهاي آزادي اطلاعات باشد. استثنائات آزادي اطلاعات عبارتند از: اسرار دولتي، حريم خصوصي و اطلاعات شخصي، حمايت از سلامتي و اطلاعات تجاري، حمايت از امنيت و آسايش عمومي، اطلاعاتي كه به پيش‌گيري از جرم يا كشف آن‌ها، بازداشت يا تعقيب مجرمان، مميزي ماليات يا عوارض قانوني يا وصول آن‌ها، اعمال نظارت بر مهاجرت به كشور لطمه وارد مي‌كند.